Zen au travail : Mieux gérer son temps pour mieux gérer son stress

Zen au travail : Mieux gérer son temps pour mieux gérer son stress

Qui n’a jamais connu la sensation d’être « débordé-e »? La boite mail qui explose, les post-it qui envahissent le bureau, les interruptions constantes des collègues, vous connaissez ? L’environnement professionnel est de plus en plus exigeant, et demande toujours plus de polyvalence, d’autonomie et d’efficacité. Les missions variées et les responsabilités peuvent être de véritables sources d’épanouissement… tout en étant de profondes sources de stress. Et oui ! Jusqu’à preuve du contraire, personne n’est superman ou wonder woman. Alors comment être multi-tâches tout en étant détendu-e ? Quelques clés et astuces pour passer une journée plus zen au travail.

gérer son temps - débordé

Le maître-mot : l’organisation.

 

Quand on a de nombreuses missions à effectuer, décider d’agir « au feeling » ne fonctionne pas longtemps. On s’éparpille, on ne se consacre pas exclusivement à ce que l’on est en train de faire : en somme, on perd du temps. Il est essentiel de hiérarchiser ses tâches et d’organiser son emploi du temps. Cela vous permettra d’être non seulement plus efficace, mais aussi beaucoup plus serein-e. Outre l’ensemble des outils mis en place pour le travail en équipe (les agendas partagés, le partage de documents etc.), créer ses propres outils permet de mieux répondre à ses besoins. N’hésitez pas à être original et créatif : plus vous vous écouterez, plus vous serez à l’aise dans votre travail.

1. L’indispensable « To do list »

Mettre sur papier la liste des tâches à effectuer permet d’avoir une vision claire des éléments à prendre en compte pour s’organiser. Cela donne une idée du temps à prévoir pour réaliser un projet, et de la faisabilité de celui-ci sur un temps imparti. Quant à la présentation de cette liste : à vous de jouer ! Certaines personnes classent leurs tâches par catégories, par projets, d’autres les notent simplement au fur et à mesure.

Un conseil cependant : gardez toujours cette « to do list » à portée de main pour noter les missions qui se rajoutent au fur et à mesure, ou barrer les tâches effectuées (quel plaisir de mettre un trait de stabilo lorsque l’une d’entre elles est réalisée !).

2. Le calendrier 

Au-delà de l’agenda pour les réunions et rendez-vous, un calendrier des tâches permet de structurer son travail jour après jour. Plus aucune excuse pour procrastiner ! Et là encore : à chacun sa technique. Certaines personnes préfèrent le numérique, d’autres la version papier. Il est possible par exemple d’imprimer un calendrier mois par mois, et de noter les tâches à effectuer pour chaque jour.

Gérer son temps - calendrier

3. Un espace de travail ordonné

On entend parfois « Quand c’est le bazar chez vous, c’est le bazar dans votre tête ». Si votre champ visuel est encombré, votre esprit sera sollicité et déconcentré. Un espace bien rangé favorise un esprit clair : plus de perte de temps à la recherche d’un dossier et plus de cette fameuse profusion de post-it. Prenez un temps, en fin de journée, ou si ce n’est pas possible, en fin de semaine, pour ranger votre bureau.

 

Autorisez-vous des « fermetures »

 

Il est difficile de se concentrer, et de se consacrer à une activité, si l’on est sans cesse perturbé par l’arrivée de mails, les appels téléphoniques, ou encore les demandes de collègues. Dans la mesure du possible, si vous avez besoin de calme pour réaliser l’une de vos tâches, prévoyez un temps dédié : coupez le téléphone, fermez la porte de votre bureau, éteignez votre ordinateur ou votre boite mail. Vous n’en serez que plus efficace, et vous pourrez vous rendre disponible à d’autres moments de la journée.

 

Fonctionnez en rituel

 

Certaines personnes ont besoin de cadre et de repères pour gérer la pression du quotidien. Il est donc possible d’organiser sa journée de travail de manière rituelle, par étapes et « temps dédiés ».

Exemple d’organisation type d’une matinée :

1) Lecture de mails – 30min

2) Rédaction d’article – 1h30

3) Réponse aux mails – 1h

4) Mise en ligne des articles récents sur le site internet – 1h

N’hésitez pas à y ajouter des petits plaisirs et si vous avez peur de la monotonie : changez vos habitudes!

 

Faites des pauses !

 

Nous ne sommes pas des machines, et enchaîner les activités « la tête dans le guidon » finit par être épuisant. Accordez-vous des pauses, même de quelques minutes, pour souffler.

Arrêtez-vous et fermez les yeux, allez chercher un café, sortez prendre l’air 2 min… Faites-vous du bien, cela vous permettra d’aborder la suite de votre journée beaucoup plus sereinement !

Gérer son temps - Pause

 

Et n’oubliez pas : rien n’est figé. Testez, changez, expérimentez. Vous finirez pas trouver les techniques et les outils qui vous conviennent. Si vous avez des idées et des astuces pour passer une journée de travail à la fois constructive et paisible, n’hésitez pas à les partager !

Cet article vous a plu ? Découvrez comment se détendre face à ses collègues !

Article rédigé par Lucile Villeneuve, Contributrice

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