Zen au travail : Organiser des réunions constructives et efficaces

Zen au travail : Organiser des réunions constructives et efficaces

« Mais qu’est-ce que je fais là ? »,  « Et pendant ce temps, mon projet n’avance pas… », « Encore deux heures ? ». Vous aussi, vous avez connu ce sentiment de frustration causé par les réunions à répétition et les discussions interminables entre collègues ? Pourtant, celles-ci sont des lieux indispensables d’échanges et de débats, essentiels pour le travail d’équipe. L’occasion de prendre des décisions, d’avancer, de régler des conflits…

Mais mettre en place une réunion de travail ne s’improvise pas : il existe des méthodes pour les mener de manière efficace, en respectant la parole et la prise de position de chacun-e. La « réunionite aigüe » est un mal pénible et répandu, mais pas irréversible.

Afin de transformer les réunions stériles en temps de travail collectifs, conviviaux et dynamiques, voici quelques techniques, à partager sans modération auprès de vos collègues, ou même de votre chef. La nouveauté est stimulante, alors n’hésitez plus !

Réunion de travail

Se préparer 

 

Ne pas préparer une réunion, c’est garantir les digressions, les hors-sujets, la non-prise de décision, bref… la perte de temps. Pour l’éviter, trois éléments indispensables :

1. Une bonne communication :

Cela paraît évident, mais il est toujours bon de le rappeler : rien ne vaut une bonne communication. Horaires, lieu, documents utiles : communiquez toutes les informations nécessaires à vos collègues. Cela leur permettra également de préparer le temps de travail de leur côté (lecture des dossiers, préparation de l’argumentaire, etc.) et évite tout malentendu.

2. Un ordre du jour « timé » :

Au-delà d’une thématique principale, chaque réunion doit être cadrée par un ordre du jour. Celui-ci contient les sujets et thèmes à aborder, définis en fonction des actualités de votre équipe ou de votre structure. Pour chaque sujet, prévoyez un temps précis pour la présentation/la discussion et, si besoin, la prise de décision. Cela permettra de faire en sorte que tous les sujets prévus soient abordés. Repérez les sujets propices au débat : ce sont ceux qui demandent le plus de temps.

L’erreur à ne pas commettre : vouloir tout aborder en une seule réunion. Ne rédigez pas un ordre du jour à rallonge, mais sélectionnez les sujets les plus urgents ou les plus importants. Rien de pire que d’arriver à la fin de la réunion en ayant traité seulement la moitié des thèmes prévus.

Mon conseil : communiquez cet ordre du jour à vos collègues en amont de la réunion. Le jour J, imprimez ou affichez-le, c’est un véritable outil de travail qui permet de suivre les étapes de la réunion, et de ne pas revenir sur les points déjà abordés.

3. Un espace de travail aménagé :

On a trop souvent tendance à l’oublier ; il est important de prévoir du temps pour s’assurer que l’espace de travail est prêt, ou pour l’aménager. Déplacer les tables, les chaises, prévoir les ordinateurs, le tableau, le vidéo-projecteur. Autant de détails qui peuvent retarder le début d’une réunion s’ils ne sont pas réglés avant. Prenez quelques minutes : celles-ci sont précieuses et elles vous permettront de vous concentrer sur le temps à venir.

Réunion de travail espace aménagé

 

Prévoir différents « rôles »

 

Au-delà de l’animateur-trice et d’un-e secrétaire de séance, il est possible de définir des rôles tenus par certain-e-s participant-e-s. Ces rôles n’ont pas de pouvoirs décisionnaires, mais sont tributaires du bon fonctionnement des réunions. Ils permettent de cadrer la discussion, de respecter les délais et la prise de parole. Ils garantissent l’implication et la mobilisation de chacun-e, dans une ambiance à la fois détendue et concentrée. En fonction des disciplines (management, éducation populaire), les dénominations de ces rôles changent, mais ils gardent globalement les mêmes objectifs.

En voici quatre connus :

Cadreur-euse (ou Gardien-ne du temps) : Il-elle veille à ce que les délais prévus par l’ordre du jour soient respectés

Facilitateur-trice : Il-elle veille à la participation de chacun-e, en permettant la prise de parole de tous et toutes, même les plus introverti-e-s.

Agitateur-trice : Il-elle stimule les échanges, il bat en brèche les idées reçues, en apporte des nouvelles, amène des questions pour sortir des problèmes et se tourner vers les solutions

Catalyseur-euse de décision : Il-elle maintient le cap et oriente l’équipe vers la prise de décision

Ces rôles sont des rôles « classiques », régulièrement utilisés. Rien ne nous empêche d’en créer de nouveaux, plus proches de nos besoins !

Mon conseil : Dans la mesure du possible, ne désignez pas et faites appel aux volontaires. Les rôles doivent cependant passer de « main en main », pour que chacun-e expérimente l’un ou l’autre. Il est possible de constituer les rôles en amont de la réunion : de quoi aiguiser la curiosité et la motivation des participant-e-s !

 

Animer les débats : s’inspirer et oser

 

En tant qu’animateur-trice de réunion, vous détenez un rôle central. Vous devez donner du rythme, motiver les participant-e-s, cadrer les débats, faire en sorte de répondre aux objectifs… Un sacré challenge !

Il existe un grand nombre de techniques pour débattre, discuter, s’écouter, prendre des décisions. Là encore, les ressources en éducation populaire ou en techniques de management sont nombreuses.

Animer des réunions de travail

 

Exemple d’outils d’animation :

Le métaplan : Technique de brainstorming utilisant les post-it. Autour d’une thématique choisie, chaque participant-e peut exprimer ses idées et points de vue sur les post-it, qui seront classés ensuite par catégorie. Une façon ludique et rapide pour lancer un échange.

Le débat mouvant : Autour d’une phrase clivante, les participant-e-s se placent d’un côté ou d’un autre de la salle, en fonction de s’ils sont « pour » ou « contre ». Chacun-e est ensuite  invité-e à s’exprimer sur sa position.

À vous de choisir les outils et méthodes qui correspondent le mieux à votre structure, de vous en inspirer et de les adapter. N’hésitez pas à sortir des sentiers battus, plus vous serez original-e et créatif-ve, plus vous sortirez de la monotonie des réunions.

D’ailleurs, on aimerait bien connaître vos expériences à ce sujet ! Vous avez le souvenir d’une réunion particulièrement intéressante ? Vous voulez bien nous le raconter ?

Cet article vous a plu ? Découvrez notre rubrique « Zen au travail » avec : Mieux gérer son temps pour mieux gérer son stress et Détendez-vous face à vos collègues.

 

Article rédigé par Lucile Villeneuve, Contributrice

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